Phần Mềm Quản Lý Là Gì? Gồm Có Những Loại Nào?

Để hiểu chi tiết hơn về khái niệm phần mềm quản lý đang được sử dụng phổ biến hiện nay, cũng như những lợi ích mà nó mang lại, mời bạn tham khảo bài viết sau đây.

Những điều cơ bản cần biết về phần mềm quản lý
Những điều cơ bản cần biết về phần mềm quản lý

Ngày nay, thay vì quản lý doanh nghiệp bằng các phương pháp thủ công như trước đây, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang có bước đột phá mới trong công tác quản lý nhân sự và các hoạt động bên trong tổ chức. Điển hình đó là việc áp dụng công nghệ hiện thông qua sử dụng các phần mềm quản lý.

Định nghĩa về phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý là dạng phần mềm được phát triển để sử dụng trên máy tính, nhằm đảm bảo nhiệm vụ tin học hóa và quản lý các hoạt động bên trong doanh nghiệp doanh nghiệp.

Đây cũng là hệ thống được nhiều tổ chức sử dụng để nhập dữ liệu, quản trị các thông số và thông tin giá trị của một tổ chức/doanh nghiệp.

Các loại phần mềm quản lý sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp

Hiện nay, phần mềm quản lý đang được ứng dụng phổ biến trong việc quản lý và hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số loại phần mềm quản lý thông dụng hiện nay gồm có:

  • Phần mềm quản lý nhóm hợp tác
  • Phần mềm kế toán
  • Phần mềm quản lý dự án
  • Phần mềm hỗ trợ liên lạc nội bộ doanh nghiệp
  • Phần mềm quản lý khách hàng (CRM)
  • Phần mềm quản lý thông tin
  • Phần mềm quản lý lịch hẹn
Các loại phần mềm quản lý được sử dụng phổ biến hiện nay
Các loại phần mềm quản lý được sử dụng phổ biến hiện nay

Phần mềm quản lý nhóm hợp tác

Phần mềm quản lý nhóm hợp tác là phần mềm hoặc nhóm phần mềm được phát triển nhằm mục đích tổ chức quản lý và tạo điều kiện tốt trong quá trình làm việc nhóm. Dạng phần mềm này thường được các thành viên của nhóm dùng để trao đổi thông tin, hợp tác, hỗ trợ, sắp xếp các đầu việc, giải quyết vấn đề,…

Phần mềm quản lý nhóm hợp tác mang đến khả năng trao đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng mà không phụ thuộc vào thời gian và không gian.

Chức năng chính của phần mềm quản lý nhóm hợp tác:

  • Trao đổi thông tin liên lạc qua Email, Voicemail, Chat, Video Call,…
  • Giao tiếp theo từng nhóm như Forum, tạo nhóm Chat riêng, chia sẻ dữ liệu, tổ chức hội thảo qua Video Call, …
  • Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc, bảng tính, quản lý thời gian làm việc, …

Một số phần mềm quản lý nhóm hợp tác phổ biến hiện nay như: Trello, Zoho project, Bitrix24, Asana, Work Hub, Slack …

Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán rất quen thuộc với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh các chức năng như khai báo thuế, lập báo cáo tài chính,… phần mềm quản lý hoạt động kế toán còn có thể quản lý thu – chi hiệu quả và tạo kế hoạch kinh doanh cũng như quản lý công ty.

Chức năng chính của một phần mềm kế toán:

  • Quản lý thu chi, công nợ
  • Quản lý hóa đơn và thuế
  • Quản lý tài sản cố định, chi phí trả trước, công cụ thiết bị,… của doanh nghiệp
  • Quản lý và tính toán giá của sản phẩm/dịch vụ
  • Quản lý lương thưởng của nhân viên
  • Lập báo cáo tài chính và thuế
  • Báo cáo tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Các phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến ở doanh nghiệp hiện nay: Kế toán 1A, Misa, Fast, Excel, 3T,…

Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ các thành viên của dự án trong việc lên kế hoạch và quản lý thời gian thực hiện dự án một cách hiệu quả hơn. Từ đó có thể theo dõi và quản lý tốt nguồn lực và chi phí đầu tư trong quá trình tiến hành dự án.

Các chức năng chính của một phần mềm quản lý dự án:

  • Quản lý các thông tin, dữ liệu liên quan đến dự án
  • Hỗ trợ lên kế hoạch về chi phí, nguồn lực, dự tính thời gian theo dữ liệu được lưu trữ từ dự án trước đó và sắp xếp nguồn lực tối ưu nhất.
  • Theo dõi hiệu quả và quản lý dự án: Giám sát tiến độ các công việc của các nhân sự trong dự án; Hỗ trợ theo dõi kế hoạch và chi phí; Những thông tin này có thể dùng để phân tích và làm báo cáo quản lý dự án.
  • Lưu trữ , quản lý và chia sẻ thông tin: chia sẻ tập tin, nhắn tin nội bộ…

Các phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng: ProWorkflow, Mavenlink, Jira, MyCollab,…

Phần mềm hỗ trợ liên lạc nội bộ doanh nghiệp

Phần mềm giao tiếp nội bộ thường được dùng để chia sẻ tài liệu, thông tin văn bản, hình ảnh và âm thanh thông qua kết nối Cloud hoặc mạng nội bộ. Chẳng hạn như Email, phần mềm nhắn tin, Chat,…

Một số phần mềm giao tiếp nội bộ phổ biến hiện nay: Zalo, Whatsapp, Skype,…

Phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các liên hệ, thông tin khách hàng và tự động hóa một số quy trình trong hành trình mua hàng qua Marketing và phễu bán hàng.

Phần mềm này giúp bạn theo dõi các tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp và tập hợp các thông tin quan trọng về khách hàng. Từ đó làm tăng khả năng tương tác, chuyển đổi mua hàng của khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận Marketing và Sales có thể căn cứ để quản lý và phân tích các nhóm khách hàng tiềm năng, khách đã mua và thân thiết để lên kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

Tính năng chính của phần mềm CRM có thể kể đến như:

  • Quản lý các cơ hội kinh doanh: Quản lý thông tin và tương tác khách hàng tiềm năng.
  • Tự động hóa quy trình Marketing: Các công cụ tự động hỗ trợ tăng tương tác như Email cho khách hàng mới, Email định kỳ, đăng thông tin mới lên các kênh Social Media,…
  • Tự động hóa quy trình kinh doanh: Theo dõi tương tác và thực hiện các chức năng kinh doanh đã có sẵn kịch bản nhằm theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
  • Tự động hóa quy trình nội bộ: Các công việc trong quy trình nội bộ được thực hiện tự động nhằm giảm tải giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
  • Phân tích, quản trị các dữ liệu của doanh nghiệp

Một vài phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng phổ biến hiện nay gồm có: Freshsales, Zoho, InfusionSoft, CRM Microsoft Dynamics, …

Phần mềm quản lý thông tin

Phần mềm quản lý dữ liệu được dùng để theo dõi, quản trị và lưu trữ các thông tin, tài liệu nội bộ. Dữ liệu thường được lưu trữ thành nhiều bản, có thể phục hồi khi xảy ra sự cố cũng như được mã hóa để bảo vệ.

Ngoài ra, cấp quản lý có thể phân quyền cho nhân sự xem, điều chỉnh, sắp xếp hoặc xóa dữ liệu không còn sử dụng trên phần mềm.

Các phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến: Templafy, StarTeam, M-Files, …

Phần mềm quản lý lịch hẹn

Phần mềm quản lý lịch hẹn hỗ trợ Book lịch tự động và quản lý thời gian hẹn/sự kiện. Phần mềm này mang đến nhiều chức năng hỗ trợ tìm kiếm khách hàng mới, cải thiện doanh thu, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải cho nhân viên.

Phần mềm quản lý lịch hẹn là một công cụ rất cần thiết cho các lĩnh vực như giáo dục, đặt/giao thức ăn, bảo trì máy móc hoặc xe, dịch vụ sức khỏe, tài chính,…

Một số tính năng chính của phần mềm quản lý lịch hẹn:

  • Quản lý ưu đãi/chương trình khuyến mãi: Đặt thời gian và gửi lời nhắc về các chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp để thu hút thêm khách hàng.
  • Quản lý đặt hàng và thanh toán trực tuyến: Hỗ trợ khách hàng đặt lịch hẹn sử dụng dịch vụ/sản phẩm và thanh toán trực tuyến khi đặt lịch. Nếu khách hàng thay đổi lịch hẹn, dữ liệu trên hệ thống cũng được điều chỉnh ngay lập tức.
  • Quản lý thời gian làm việc: Cấp quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của từng nhân sự được cập nhật trực tiếp theo thời gian thực. Đồng thời quản lý được hiệu quả làm việc của nhân viên qua các nhận xét và đánh giá trực tuyến.
  • Thông báo về cuộc hẹn và sự kiện.

Những phần mềm quản lý lịch hẹn đang được sử dụng phổ biến hiện nay: Appointment, AppointEze, HubSpot Meetings Tool, Setmore,…

Lợi ích của phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý được đánh giá là một trong những công cụ hỗ trợ kinh doanh và quản trị doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả với rất nhiều lợi ích không thể bỏ lỡ:

  • Nơi tập trung và lưu trữ dữ liệu chính xác, đầy đủ
  • Hỗ trợ việc kiểm soát tài chính và tự động hóa các nghiệp vụ kế toán
  • Quản trị nhân sự hiệu quả hơn
  • Liên kết tự động các dữ liệu về kế toán – nhân sự – bán hàng
  • Kết xuất dữ liệu, lập báo cáo thống kê
  • Kiểm soát tình hình lao động và hàng hóa chính xác, hiệu quả
  • Cso thể sử dụng phần mềm quản lý cho lĩnh vực dịch vụ, thương mại, đến sản xuất…
  • Triển khai nhanh chóng, dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm trong hoạt động quản lý
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm trong hoạt động quản lý

Thế nào là một phần mềm quản lý chuyên nghiệp?

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều loại phần mềm quản lý, mang đến sự lựa chọn vô cùng đa dạng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể đạt được hiệu quả và tính ứng dụng cao nhất, bạn cần lựa chọn được phần mềm chất lượng và uy tín. Vậy thế nào là một phần mềm quản lý tốt?

Để xác định được điều này, bạn cần cứ vào hai yếu tố cơ bản sau:

  • Kiến thức, am hiểu về chuyên môn quản lý, kinh nghiệm của đơn vị lập trình và triển khai phần mềm quản lý.
  • Công cụ và công nghệ đủ mạnh để kỹ thuật viên lập trình có thể tự tin diễn đạt và thực hiện được ý đồ quản lý trên phần mềm.

Solutions World – Đơn vị thiết kế phần mềm quản lý chuyên nghiệp uy tín

Với phương châm hoạt động “Trao chất lượng, tạo niềm tin”, Solutions World luôn đặt trọn tâm huyết vào từng sản phẩm nhằm mang đến doanh nghiệp những phần mềm quản lý chất lượng và mang tính ứng dụng cao.

Hơn cả những gì bạn cần, chúng tôi xây dựng một giải pháp thực sự hiệu quả chứ không một sản phẩm cứng nhắc và khó sử dụng trong công việc với hàng loạt ưu điểm nổi bật không thể bỏ lỡ:

  • Dễ dàng phát triển thêm: Có thể mở rộng, tích hợp thêm các tính năng mới một cách dễ dàng.
  • Tính thẩm mỹ cao: Cấu trúc nội dung được thiết kế một cách khoa học, đẹp mắt và hiện đại nhất.
  • Sáng tạo: Chúng tôi đề xuất những ý tưởng độc đáo và phù hợp nhất cho quy mô tổ chức của doanh nghiệp.
  • Tính đứng đắn: Phần mềm hoạt động tuyệt đối theo đúng yêu cầu của khách hàng.
  • Bảo mật tuyệt đối: Cơ chế bảo mật và bảo vệ tối ưu các đối tượng của hệ thống và quản lý dữ liệu.
  • Tính ưu việt: Phần mềm quản lý do Solutions World phát triển sở hữu nhiều ưu thế nổi bật hơn hẳn sản phẩm hiện hành.

Với những ưu điểm, giá trị mang lại vượt trội, phần mềm quản lý đang dần trở thành “cánh tay: đắc lực mà các doanh nghiệp, nhà quản trị nhất định phải sở hữu nếu muốn điều hành, quản lý hiệu quả.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý cũng như dịch vụ thiết kế phần mềm chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Solutions World để được tư vấn ngay hôm nay!

  • Văn phòng làm việc: 431 Tô Hiến Thành, Phường 14, Quận 10, TP.HCM
  • Số điện thoại: 0789 757 484
  • Email: info@ssw.vn

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.