Hệ Thống Quản Lý: Định Nghĩa, Vai Trò Và Quy Trình Triển Khai

Xây dựng hệ thống quản lý là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ổn định cơ cấu tổ chức, nâng cao năng suất và doanh thu.

Tìm hiểu về định nghĩa, vai trò và quy trình triển khai hệ thống quản lý
Tìm hiểu về định nghĩa, vai trò và quy trình triển khai hệ thống quản lý

Bằng việc phát triển một hệ thống quản lý mạnh mẽ và chặt chẽ, chủ doanh nghiệp và nhà quản lý sẽ có thể yên tâm dồn hết tâm sức vào hoạt động kinh doanh quan trọng, đòi hỏi nhiều thời gian, nguồn lực và kỹ năng chuyên môn. Vậy hệ thống quản lý là gì? Làm thế nào để xây dựng và phát triển một hệ thống quản lý hiệu quả? Hãy cùng Solutions World tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Định nghĩa về hệ thống quản lý 

Hệ thống quản lý là một tập hợp gồm các công cụ hỗ trợ việc hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp và giúp hiện thực hóa các chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình và thủ tục cần thực hiện khi triển khai các kế hoạch, chiến lược và các hoạt động liên quan.

Hệ thống quản lý là gì?
Hệ thống quản lý là gì?

Phương pháp được sử dụng để quản lý tổ chức khác nhau, hệ thống quản lý sẽ được nhận thức và được gọi tên khác nhau:

  • Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 (các yêu cầu về ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ)
  • Hệ thống quản lý, kiểm soát nội bộ (đánh giá và giảm rủi ro)
  • Hệ thống Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) (cải thiện năng suất, cắt giảm chi phí, thời gian, nâng cao sản lượng)
  • Hệ thống quản lý hỗ trợ hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp (hệ thống quản trị tối ưu, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, tiết kiệm chi phí…)

Dễ dàng nhận thấy rằng, quản trị nguồn lực hiệu quả là yếu tố quan trọng để đạt được thành công và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, bền vững. Do đó, hệ thống quản lý đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng phổ biến hơn để định hình lại tổ chức.

Ưu điểm nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp

Mang lại lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ cho doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp đòi hỏi cần phải một khoản đầu tư ban đầu lớn. Tuy nhiên, về lâu dài, bạn có thể sẽ phải trả chi phí lớn hơn nhiều nếu không đầu tư. Trong khi một số doanh nghiệp chọn cách đi theo “lối mòn cũ” vì nó từng mang lại thành công trong quá khứ, thì có không ít tổ chức quyết định tìm đến các giải pháp công nghệ mới, hiện đại hơn.

Với rất nhiều lợi thế trong việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mà hệ thống quản lý mang lại, bạn có thể thấy hiệu suất làm việc được cải thiện đáng kể. Phát triển hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật trước đối thủ cạnh tranh vì rủi ro trong kinh doanh sẽ được giảm thiểu đáng kể.

Tối ưu quy trình vận hành của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ các quy trình bị lặp đi lặp lại và giảm thiểu việc nhập thông tin thủ công. Điều này không chỉ góp phần cải thiện năng suất làm việc của nhân viên mà còn tránh việc nhập dữ liệu không chính xác, dẫn đến sai lầm trong kinh doanh.

Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp cũng sẽ cải thiện hiệu quả của các hoạt động kinh doanh bằng cách hợp lý hóa quy trình kinh doanh, giúp thu thập dữ liệu hiệu quả và dễ dàng hơn. Có thể nói rằng, hệ thống quản lý là “trợ thủ đắc lực”, được tạo ra nhằm giúp cho doanh nghiệp đi đúng hướng, tối ưu hơn từng chi tiết và công việc trở nên dễ dàng hơn, từ nhân sự trong tổ chức đến khách hàng.

Hệ thống quản lý mang đến khả năng dự báo chính xác

Hệ thống quản lý đem lại cho người dùng, nhất là cấp quản lý, những công cụ cần thiết để đưa ra những dự báo chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát và lập kế hoạch một cách thích hợp từ hàng tồn kho và bán hàng cho đến tài chính và dịch vụ khách hàng.

Với việc đưa ra dự báo tốt hơn, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí kinh doanh, tiết kiệm vốn đầu tư và chủ động hơn trong quản lý. Do thông tin nội bộ được lưu trên hệ thống quản lý cần sự chính xác cao, cập nhật thường xuyên, nên doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo chính xác và hiệu quả.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp tăng khả năng hợp tác giữa các bộ phận

Không có một doanh nghiệp nào có thể hoạt động tốt khi các phòng ban hoạt động tách biệt nhau. Sự tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận/phòng ban là một phần cực kỳ quan trọng và rất cần thiết đối với doanh nghiệp, hơn nữa hầu hết các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau.

Vì dữ liệu được lưu trữ tập trung và nhất quán trên hệ thống quản lý, các bộ phận trong tổ chức có thể xem, chia sẻ thông tin và cộng tác khi có nhu cầu. Điều thú vị của hệ thống quản lý là nó được cập nhật theo thời gian thực. Do đó, dù bạn đang sử dụng hệ thống quản lý vào bất cứ thời gian nào hay làm việc từ xa, thì việc liên lạc/chia sẻ thông tin và sử dụng nguồn dữ liệu luôn chính xác và sẵn sàng.

Tài nguyên hệ thống có khả năng mở rộng không giới hạn

Hệ thống quản lý cho phép người dùng bổ sung thêm các tính năng mới để phát triển hơn nữa các giải pháp đã được triển khai lúc đầu.

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hệ thống quản lý sẽ tiếp tục phát triển, có thêm người dùng mới và dữ liệu mới bất cứ khi nào doanh nghiệp cần mở rộng. Do đó, sẽ không phải lo lắng về việc liệu bạn có cần đầu tư một hệ thống hoàn toàn mới khi có thêm người dùng hay không. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng giải pháp mà bạn chọn có thể phát triển và ứng dụng lâu dài cho doanh nghiệp.

Thông tin tích hợp chuẩn xác nhất

Hệ thống quản lý hoạt động giống như một trung tâm lưu trữ tất cả thông tin quan trọng mà doanh nghiệp để cần duy trì các hoạt động và công việc kinh doanh của mình. Tất cả thông tin này được đặt ở một vị trí nhất định, nghĩa là bạn có thể tích hợp thêm các nền tảng như CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) vào hệ thống, nhằm giữ cho dữ liệu luôn nhất quán, chính xác.

Thông tin về khách hàng, đơn hàng và vị trí quảng cáo sẽ cùng lưu trữ một nơi. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc liệu thông tin đang sử dụng trên hệ thống có chính xác không, vì nó cập nhật theo thời gian thực trên toàn hệ thống. Điều này sẽ giúp dữ liệu của bạn có độ chính xác cao, giúp loại bỏ các sai lầm tiềm ẩn trong kinh doanh khi dữ liệu và phân tích có sai số.

Giảm thiểu chi phí doanh nghiệp bỏ ra

Một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể và tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ra tổn hại về mặt tiền bạc – Đây là mong muốn của mị doanh nghiệp. Với nguồn thông tin được cung cấp chính xác, theo thời gian thực, hệ thống quản lý có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hành chính và hoạt động, cho phép bạn sử dụng tiền vào các mục đích/lĩnh vực quan trọng, cần thiết khác.

Bên cạnh đó, các nhà sản xuất sẽ chủ động hơn trong quản lý hoạt động của tổ chức, ngăn chặn sự gián đoạn và chậm trễ hay chia nhỏ thông tin và giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

Một khi đã chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp và đúng nhà phát triển hệ thống đáp ứng nhu cầu, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy tỷ lệ hoàn vốn (ROI) được cải thiện mạnh mẽ. Hệ thống quản lý giúp bạn trở nên thông thái hơn trong việc tiết kiệm và chi tiêu hợp lý khi các vấn đề cần thiết.

Sắp xếp quy trình hợp lý

Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, các hoạt động bên trong tổ chức cũng trở nên phức tạp hơn. Nếu công tác quản lý không tốt có thể dẫn đến những sai lầm gây lãng phí chi phí.

Hệ thống quản lý chuyên nghiệp có thể cung cấp khả năng tự động hóa một số hoạt động giữa các phòng ban, cung cấp các thông tin chính xác, theo thời gian thực cho tất cả người dùng đang sử dụng hệ thống. Đồng thời, nó cũng giúp loại bỏ hầu hết các thao tác thủ công dễ gây sai sót trong quá trình làm việc.

Hệ thống này cũng gia tăng hiệu quả và năng suất bằng cách giúp điều hướng tự động các quy trình phức tạp, tránh nhập lại dữ liệu và cải thiện các chức năng như sản xuất, xử lý đơn hàng và giao hàng.

Tính linh hoạt, di động

Một lợi thế lớn của hệ thống quản lý, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đó là tập trung vào khách hàng. Người dùng có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung của hệ thống từ bất kỳ nơi nào và từ mọi thiết bị. Khả năng thích ứng của hệ thống quản lý rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến hiệu quả năng suất và giúp thông tin của doanh nghiệp có thể được truy cập được cho dù bạn đang ở nơi đâu.

Lập báo cáo tùy chỉnh dễ dàng

Hệ thống quản lý có thể giúp bạn xây dựng các báo cáo tùy biến dễ dàng, phù hợp để đáp ứng các nhu cầu. Với khả năng báo cáo được nâng cấp với độ chính xác và hiệu quả cao, doanh nghiệp có thể phản hồi các yêu cầu dữ liệu phức tạp dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Điều này giúp cải thiện năng suất làm việc và thực hiện các quy trình nhanh hơn và kết thúc nhanh chóng các dự án mà không mất nhiều thời gian chờ đợi. Người dùng hệ thống cũng có thể xuất các báo cáo riêng của mình mà không cần biết quá nhiều về công nghệ thông tin, từ đó tiết kiệm thời gian và tập trung cho các dự án khác.

Cải thiện năng suất rõ rệt

Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, đây chắc chắn là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được. Các công việc đơn giản và tẻ nhạt có thể gây mất nhiều thời gian, dẫn đến sự trì trệ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh, thậm chí là trải nghiệm dịch vụ của khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các quy trình nhờ ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để tập trung cho các nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết hơn. Hệ thống quản lý doanh nghiệp được phát triển với mục đích tạo ra một nền tảng dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động đơn giản, lặp đi lặp lại.

Áp dụng và tuân thủ chính xác quy định của tổ chức

Một lợi ích khác của hệ thống quản lý mà đôi khi doanh nghiệp không chú ý đó là sự liên kết chặt chẽ với việc tuân thủ các quy định trong quá trình sản xuất.

Các nền tảng quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ được xây dựng nhằm mục đích theo dõi các quy định trong ngành và mức độ tuân thủ các quy định này trong quá trình làm việc. Điều đó tạo điều kiện tốt nhất để tất cả nhân sự trong tổ chức tuân thủ đúng luật, quy định, hướng dẫn và các thông số kỹ thuật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hệ thống quản lý linh hoạt

Hệ thống quản lý có thể được điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu riêng của từng loại hình và quy mô doanh nghiệp và thích ứng dễ dàng với các nhu cầu đa dạng của một doanh nghiệp đang phát triển.

Khi triển khai hệ thống quản lý, bạn cần đảm bảo rằng có thể tùy chỉnh các ứng dụng sao cho phù hợp, để hệ thống có được những chức năng cần thiết để hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phát triển hệ thống song song với quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Dữ liệu có độ tin cậy và chính xác tối đa

Hệ thống quản lý lưu trữ và cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin cậy để truy cập từ các vị trí khác nhau (thường là trên Cloud) và thông qua nhiều thiết bị. Với khả năng cập nhật dữ liệu trên thời gian thực, cải thiện độ nhất quán và chính xác của dữ liệu.

Điều này có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin, dữ liệu được sử dụng an toàn và không xảy ra lỗi. Dữ liệu người dùng có thể được bảo mật bổ sung bằng tường lửa và các tính năng bảo vệ tích hợp khác. Cải thiện bảo mật cho hệ thống giúp loại bỏ nguy cơ đánh mất dữ liệu, thông tin kinh doanh quan trọng.

Vai trò của hệ thống quản lý đối với doanh nghiệp

Hiện nay, những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ đã và đang ứng dụng hệ thống quản lý vào trong các hoạt động của doanh nghiệp. Với nhiều ưu điểm nổi bật không thể phủ nhận, hệ thống quản lý được đánh giá là một trong những công cụ hữu ích và không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực, định hướng phát triển bền vững cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Hệ thống quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định nguồn lực và định hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp
Hệ thống quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định nguồn lực và định hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Thông qua hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy quản trị chặt chẽ vừa cập nhật được các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Chính vì thế, nó đang dần đóng vai trò then chốt trong công tác quản lý doanh nghiệp hiện nay.

Đầu tư vào hệ thống quản lý doanh nghiệp, bạn có thể cùng lúc nhận được 3 sản phẩm:

  • Ý tưởng quản trị
  • Hệ thống phần mềm, ứng dụng
  • Phương tiện kết nối

Quy trình xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp

Việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia về xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp điều rất cần thiết trước khi bắt tay vào lập và triển khai kế hoạch. Sau đây là 6 bước cơ bản để bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả được Solutions World tìm hiểu và tổng hợp.

Xây dựng các quy chế về quản trị cho hệ thống quản lý

Quy chế về quản trị trong nội bộ là văn bản nội dung do doanh nghiệp ban hành và được phép lưu hành nội bộ. Trong đó sẽ bao gồm các quy định về cách thức điều hành và kiểm soát tổ chức. Ngoài ra, quy chế về quản trị cũng đưa ra quy định cho hoạt động tài chính quản lý, các hoạt động chung liên quan đến tài chính, tài sản doanh nghiệp.

Hoàn thiện cơ cấu của tổ chức về chức năng, nhiệm vụ

Ở bước này, cấp quản lý cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Phác thảo sơ đồ cơ cấu của tổ chức một cách hợp lý nhằm hỗ trợ thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
  • Xây dựng bộ tài liệu chung mô tả đầy đủ chức năng, nhiệm vụ các bộ phận/phòng ban của doanh nghiệp.
  • Lập bản mô tả công việc dành cho các vị trí then chốt.
  • Thiết kế ma trận phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa các bộ phận/phòng ban doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản trị tài chính

Quản trị tài chính được hiểu là hoạt động quản lý nguồn vốn (vốn tiền mặt, tài sản, các quan hệ tài chính phát sinh như: khoản thu – chi,…) nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đây là một trong những công việc cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, bạn xây dựng hệ thống quản trị tài chính ngay sau khi đã xác định được cơ cấu của tổ chức và các chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Lúc này, các quản lý từng bộ phận sẽ “ngồi lại” với các cố vấn chuyên môn để xây dựng nên các quy trình, quy chế, hướng dẫn quản lý các hoạt động như tạm ứng, thanh toán, quyết toán, kiểm tra, theo dõi và thu hồi công nợ…

Thiết lập hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, và là động lực chính doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển. Cấp quản lý sẽ xây dựng các quy trình, hướng dẫn quản lý các hoạt động mua hàng, bán hàng, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, sản phẩm sai hỏng, quản lý quy trình xuất – nhập – tồn kho, tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng.

Xây dựng hệ thống quản trị các nguồn lực doanh nghiệp 

Nguồn lực của doanh nghiệp chủ yếu là lao động và vốn. Vốn không chỉ là tiền mặt mà còn bao gồm các tài sản cố định, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Doanh nghiệp cần có một hệ thống chặt chẽ để quản lý hiệu quả hai yếu tố này, thông qua việc xây dựng:

  • Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý tuyển dụng, đào tạo nhân sự, theo dõi năng suất làm việc dành cho nhân sự.
  • Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thiết bị, máy móc; hoạt động bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa.

Xây dựng hệ thống quản trị hành chính doanh nghiệp

Cuối cùng, hãy thiết lập trình quản lý hành chính doanh nghiệp. Lúc này, ban quản trị và điều hành doanh nghiệp cần xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý các tài liệu, thông tin, các công văn – văn bản đến và đi của doanh nghiệp.

Solutions World – Nhà cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện

Các chức năng hỗ trợ hoạt động kinh doanh được sắp xếp một cách hợp lý, đảm bảo cải thiện năng suất trong dài hạn làm đã khiến cho việc triển khi hệ thống quản lý trở thành một khoản đầu tư đáng giá. Tuy vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn đối tác phù hợp, giỏi chuyên môn và giàu kinh nghiệm để được tư vấn và xây dựng hệ thống quản lý tối ưu.

Solutions World có kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp và xây dựng hệ thống quản lý cho nhiều doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực. Chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tối ưu cho từng doanh nghiệp. Nếu bạn đang quan tâm vấn đề cải thiện và tối ưu hoạt động quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá miễn phí!

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.